Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025: Was bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein muss

Was das Gesetz verlangt

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten rechnen Sie jährlich ab. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.

Es zählt der Zugang, nicht der Poststempel

Die Abrechnung ist rechtzeitig, wenn sie innerhalb der Frist in den Machtbereich des Mieters gelangt, also zum Beispiel in seinem Briefkasten liegt. Verzögerungen bei der Post gehen zu Ihren Lasten. Der 31.12.2026 ist ein Donnerstag; zwischen den Feiertagen sind Laufzeiten schwer kalkulierbar. Planen Sie den Versand deshalb bis Mitte Dezember.

Im Streitfall müssen Sie den Zugang beweisen. Bewährt haben sich:

• Persönliche Übergabe gegen Unterschrift auf einer Kopie.
• Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt des Umschlags kennt und Datum und Uhrzeit notiert.
• Einwurf-Einschreiben – den Auslieferungsbeleg aufbewahren.

Eine E-Mail ist riskant: Den Zugang müssen Sie ebenfalls beweisen, und ob die Form in jedem Fall genügt, ist nicht abschließend geklärt. Wer erst am 31.12. selbst einwirft, riskiert Streit darüber, ob die Abrechnung noch am selben Tag zugegangen ist.

Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss die Abrechnung mindestens enthalten:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
• die Angabe und, soweit nötig, Erläuterung der Umlageschlüssel,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• den Abzug seiner Vorauszahlungen.

Fehlt einer dieser Bausteine, ist die Abrechnung formell unwirksam und die Frist nicht gewahrt. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, machen die Abrechnung dagegen nicht unwirksam. Sie lassen sich korrigieren – nach Fristablauf aber nicht mehr zum Nachteil des Mieters.

Was nach dem 31.12.2026 gilt

Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein typisches Beispiel ist ein Grundsteuerbescheid, den die Gemeinde rückwirkend erhöht. Dann müssen Sie die Nachberechnung zügig nachholen – nach der Rechtsprechung in der Regel innerhalb von drei Monaten.

Ein säumiger Messdienst oder Verwalter ist keine automatische Entschuldigung. Sie müssen konkret darlegen, was Sie selbst unternommen haben, um rechtzeitig abzurechnen. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie unabhängig von der Frist auszahlen.

Fristen auf der Seite des Mieters

• Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang erheben.
• Belegeinsicht: Der Mieter darf die Rechnungen und Verträge einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen.
• Fälligkeit: Eine Nachzahlung wird nach einer angemessenen Prüfzeit fällig. In der Praxis setzen viele Vermieter 30 Tage.

Vorauszahlungen anpassen

Nach einer Abrechnung können beide Seiten die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Maßstab ist das Ergebnis der letzten Abrechnung. Konkret absehbare Kostensteigerungen dürfen Sie berücksichtigen, einen pauschalen Sicherheitszuschlag nicht.

Die letzten Wochen bis zur Frist

1. Bis Mitte November: Belege und Bescheide sammeln – Grundsteuer, Versicherungen, Wasser, Müll, Brennstoff, Messdienst, Hausmeister, Allgemeinstrom. Zählerstände und Mieterwechsel notieren.
2. Bis Ende November: Abrechnung erstellen und prüfen. Stimmen Summen, Schlüssel und Zeiträume?
3. Bis 15. Dezember: Abrechnungen nachweisbar zustellen.
4. Danach: Zustellnachweise ablegen, Guthaben auszahlen, neue Vorauszahlungen mitteilen.