Die Nebenkostenabrechnung 2025 an einem Nachmittag.
Sie tragen Belege, Zählerstände und Mietzeiten ein. Umlagefix verteilt Betriebs- und Heizkosten nach BetrKV, Heizkostenverordnung und CO2-Stufenmodell und schreibt für jeden Mieter eine druckfertige Abrechnung.
- Excel, LibreOffice, Google Tabellen
- ohne Makros
- bis 20 Wohnungen
- Rechtsstand Oktober 2026
Was eine fehlerhafte Abrechnung kostet
Mieter dürfen kürzen, wenn Pflichtangaben fehlen. Und nach Ablauf der Frist ist jede Nachzahlung verloren.
Heizkosten nicht nach Verbrauch verteilt, obwohl Zähler vorgeschrieben sind (§ 12 HeizkostenV).
CO2-Angaben fehlen: Einstufung, Anteile und Berechnungsgrundlagen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).
Ab 01.01.2027: Zähler und Heizkostenverteiler nicht fernablesbar (§ 12 HeizkostenV).
Nachforderung nach Fristablauf: Die Abrechnung muss binnen 12 Monaten zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Alles, was eine korrekte Abrechnung braucht
Heizkostenverordnung §§ 7–9b
Grund- und Verbrauchskosten (50–70 %), Warmwasseranteil per Wärmezähler oder Formel, Gradtagszahlen bei Mieterwechsel ohne Zwischenablesung.
CO2-Stufenmodell CO2KostAufG
Einstufung in 10 Stufen, Vermieteranteil als Gutschrift je Mieter und alle Pflichtangaben nach § 7 Abs. 3 im Anschreiben.
Mieterwechsel & Leerstand tagesgenau
Jeder zahlt nur seine Tage. Leerstand trägt automatisch der Vermieter, wie es der BGH verlangt.
Alle Umlageschlüssel § 556a BGB
Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, MEA, Wasserverbrauch, zwei eigene Schlüssel sowie Direktzuordnung je Wohnung oder Mieter.
Druckfertiges Anschreiben 2 Seiten A4
Mit Ergebnis, Zahlungstext, IBAN, Hinweis auf Belegeinsicht und Einwendungsfrist. Fensterkuvert-tauglich.
Neue Vorauszahlungen § 560 BGB
Vorschlag auf Basis der Abrechnung, auf volle Euro gerundet – ohne unzulässigen Pauschalzuschlag.
§ 35a-Angaben EStG
Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen je Mieter – für dessen Steuererklärung.
19 automatische Prüfungen Ampel
Frist, Überschneidungen, fehlende Zählerwerte, Kabel-TV oder Reparaturen in den Kosten, Kontrollsumme und mehr.
So sieht das Ergebnis aus
CO2-Kostenrechner für Vermieter
Wie viel der CO2-Kosten tragen Sie als Vermieter? Werte von der Gas- oder Ölrechnung eintragen, das Ergebnis erscheint sofort.
Das bekommen Sie
- XLSXExcel-Vorlage
Bis 20 Wohnungen, 40 Mietverhältnisse, 60 Kostenzeilen. Gegengerechnet mit 25 Testszenarien.
- XLSXBeispieldatei Mehrfamilienhaus
6 Wohnungen mit Mieterwechsel, Leerstand und CO2-Aufteilung zum Nachvollziehen.
- PDFAnleitung & Ratgeber (12 Seiten)
Schritt für Schritt, Rechtsgrundlagen kompakt, die 12 häufigsten Fehler, Fragen und Antworten.
- DOCX9 Musterschreiben
Belegeinsicht, Einwendungen, Zahlungserinnerung, Vorauszahlung, Zählerprotokoll, § 35a-Bescheinigung.
- PDFCheckliste zum Abhaken
Unterlagen, Pflichtangaben, Termine – auf zwei Seiten.
In sieben Schritten zur fertigen Abrechnung
- ObjektAnschrift und Abrechnungszeitraum
- EinheitenWohnungen mit Wohnfläche
- MieterMietzeiten, Personen, Vorauszahlungen, Zähler
- KostenBeträge laut Rechnung, Schlüssel wählen
- HeizungModus und CO2-Werte der Brennstoffrechnung
- Prüfungalle Ampeln grün?
- AbrechnungMieter wählen, drucken oder als PDF speichern
Wissen für Ihre Abrechnung
Häufige Fragen
Für wen ist Umlagefix gedacht?
Für private Vermieter mit einer Eigentumswohnung bis hin zu Mehrfamilienhäusern mit 20 Wohnungen – also alle, die ihre Betriebskostenabrechnung selbst erstellen und dafür kein Software-Abo abschließen wollen.
Brauche ich Excel?
Die Vorlage läuft in Microsoft Excel ab 2010 (Windows und Mac, auch Microsoft 365), im kostenlosen LibreOffice und in Google Tabellen. Sie enthält keine Makros.
Ich habe eine Heizkostenabrechnung von ista, Techem oder Brunata.
Dann wählen Sie im Blatt Heizung den Modus „Messdienst“ und übernehmen je Mieter die Heizkosten und die CO2-Gutschrift. Die übrigen Betriebskosten verteilt Umlagefix wie gewohnt.
Funktioniert das auch für eine vermietete Eigentumswohnung?
Ja. Sie übernehmen die umlagefähigen Positionen aus der Hausgeldabrechnung, ergänzen die Grundsteuer und erhalten eine vollständige Abrechnung für Ihren Mieter – auch bei Mieterwechsel im Jahr.
Ist die Vorlage rechtlich auf dem neuesten Stand?
Sie berücksichtigt den Rechtsstand Oktober 2026: Betriebskostenverordnung (inkl. Wegfall der Kabel-TV-Umlage), Heizkostenverordnung, CO2-Stufenmodell und die Rechtsprechung des BGH zu Mindestangaben und Leerstand. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Kann ich die Vorlage nächstes Jahr wieder verwenden?
Ja. Datei unter neuem Namen speichern, Zeitraum ändern, neue Beträge und Zählerstände eintragen. Die Vorjahresspalte zeigt Ihnen auffällige Kostensprünge. Prüfen Sie dabei, ob sich Gesetze oder Ihre Mietverträge geändert haben – diese Version ist für das Abrechnungsjahr 2025 ausgelegt.
Wie viele Objekte darf ich abrechnen?
Beliebig viele eigene Objekte – je Objekt eine Kopie der Datei. Weitergabe und Weiterverkauf der Vorlage sind nicht gestattet.
Wer steht hinter Umlagefix?
Umlagefix ist ein Produkt von Rasterkontor, dem Einzelunternehmen von Josef Köhn. Fragen beantworte ich persönlich unter kontakt@rasterkontor.de oder über das Kontaktformular.
Wo bleiben meine Daten?
Ausschließlich auf Ihrem Rechner. Die Vorlage sendet nichts ins Internet, und diese Seite setzt keine Cookies.