Vermietete Eigentumswohnung: Von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung
- Die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft ist keine Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter. Sie müssen daraus eine eigene Abrechnung erstellen.
- Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Verwaltung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen bleiben bei Ihnen.
- Die Grundsteuer fehlt in der Hausgeldabrechnung, ist aber umlagefähig. Die Zwölf-Monats-Frist gilt auch, wenn der Verwalter spät dran ist.
Was umlagefähig ist und was nicht
Die Hausgeldabrechnung enthält alle Kosten der Gemeinschaft, auch solche, die Sie als Eigentümer allein tragen. Gehen Sie sie Position für Position durch:
| Position | umlagefähig? |
|---|---|
| Grundsteuer (eigener Bescheid der Gemeinde) | ja |
| Wasser und Abwasser | ja |
| Heizung und Warmwasser | ja, nach Heizkostenverordnung |
| Müllabfuhr, Straßenreinigung | ja |
| Hausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst | ja |
| Allgemeinstrom (Treppenhaus, Außenbeleuchtung) | ja |
| Hausmeister | ja, ohne Anteile für Reparaturen und Verwaltung |
| Aufzug, Schornsteinfeger | ja |
| Gebäude- und Haftpflichtversicherung | ja |
| Kabelfernsehen | nein, seit 01.07.2024 |
| Miete für Rauchwarnmelder | nein (BGH, 11.05.2022) |
| Verwaltervergütung | nein |
| Zuführung zur Erhaltungsrücklage | nein |
| Instandhaltung und Reparaturen | nein |
| Bankgebühren, Rechts- und Beratungskosten der Gemeinschaft | nein |
Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt.
Welcher Umlageschlüssel gilt
Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, gilt seit Dezember 2020 der Schlüssel, nach dem auch die Eigentümer untereinander abrechnen – meist Miteigentumsanteile. Die Beträge, die die Hausgeldabrechnung für Ihre Wohnung ausweist, können Sie dann übernehmen. Nur wenn dieser Schlüssel billigem Ermessen widerspricht, wird nach Wohnfläche verteilt.
Steht im Mietvertrag ein anderer Schlüssel, etwa die Wohnfläche, rechnen Sie nach diesem. Dafür brauchen Sie die Gesamtwohnfläche des Hauses, die Sie beim Verwalter erfragen können.
Schritt für Schritt zur Mieterabrechnung
- Hausgeldabrechnung, Einzelabrechnung der Heizkosten vom Messdienst und Grundsteuerbescheid bereitlegen.
- Umlagefähige Positionen markieren, alle anderen streichen.
- Je Position den Anteil Ihrer Wohnung übernehmen und die Grundlage nennen, zum Beispiel „lt. WEG-Abrechnung, Verteilung nach Miteigentumsanteilen“. So kann der Mieter die Zahlen nachvollziehen.
- Die Grundsteuer ergänzen.
- Heiz- und Warmwasserkosten aus der Einzelabrechnung übernehmen, einschließlich der CO2-Angaben.
- Bei einem Mieterwechsel im Jahr die Kosten nach Tagen aufteilen, die Heizkosten nach Zwischenablesung oder Gradtagszahlen.
- Vorauszahlungen abziehen und das Ergebnis mitteilen.
Die Frist läuft auch ohne Verwalter
Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten auch für vermietete Eigentumswohnungen gilt – unabhängig davon, ob die Eigentümer die Jahresabrechnung schon beschlossen haben (Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Verzögert sich die Hausgeldabrechnung, müssen Sie konkret darlegen, was Sie unternommen haben, um trotzdem rechtzeitig abzurechnen.
Fordern Sie die Unterlagen deshalb früh und schriftlich beim Verwalter an und setzen Sie eine Frist. Liegt die Abrechnung des Verwalters vor, können Sie damit abrechnen; auf den Beschluss der Versammlung müssen Sie nicht warten.
Heizkosten und CO2-Anteil
Die Heizkosten Ihrer Wohnung stehen in der Einzelabrechnung des Messdienstes. Übernehmen Sie die Heiz- und Warmwasserkosten und, sofern ausgewiesen, den Vermieteranteil an den CO2-Kosten als Gutschrift. Die Einstufung nach dem Stufenmodell gilt für das ganze Gebäude. Wie die Aufteilung funktioniert, erklärt der Beitrag CO2-Kosten aufteilen.
Die häufigsten Fehler
- Verwaltervergütung oder Erhaltungsrücklage mit abgerechnet.
- Grundsteuer vergessen – sie steht nicht in der Hausgeldabrechnung.
- Gesamtbeträge der Gemeinschaft statt des Anteils der eigenen Wohnung angesetzt.
- Auf den Beschluss der Eigentümerversammlung gewartet und die Frist verpasst.
- Kabelfernsehen weiter umgelegt.
Für Eigentumswohnungen gemacht
Mit Umlagefix übernehmen Sie die Positionen aus der Hausgeldabrechnung, ergänzen die Grundsteuer und tragen die Heizkosten aus der Messdienst-Abrechnung ein. Die fertige Abrechnung für Ihren Mieter entsteht automatisch, auch bei Mieterwechsel.
- § 556a BGB – Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten
- § 2 BetrKV – Aufstellung der Betriebskosten
- § 556 BGB – Abrechnungsfrist
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information nach bestem Wissen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.