Nebenkostenbuch: Nebenkostenabrechnung 2025 als Excel-Vorlage
Die Abrechnung an einem Nachmittag: Sie tragen Belege, Zählerstände und Mietzeiten ein. Das Nebenkostenbuch verteilt Betriebs- und Heizkosten nach BetrKV, Heizkostenverordnung und CO2-Stufenmodell und schreibt für jeden Mieter eine druckfertige Abrechnung.
- bis 20 Wohnungen
- Heizkosten und CO2-Aufteilung
- Mieterwechsel tagesgenau
- Mieterbrief auch auf Englisch
- Rechtsstand Oktober 2026
- ohne Makros, ohne Abo
Einmalpreis inkl. MwSt. · Sofort-Download nach dem Kauf · Verkauf und Rückgabe über Digistore24
Was eine fehlerhafte Abrechnung kostet
Mieter dürfen kürzen, wenn Pflichtangaben fehlen. Und nach Ablauf der Frist ist jede Nachzahlung verloren.
Heizkosten nicht nach Verbrauch verteilt, obwohl Zähler vorgeschrieben sind (§ 12 HeizkostenV).
CO2-Angaben fehlen: Einstufung, Anteile und Berechnungsgrundlagen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).
Ab 01.01.2027: Zähler und Heizkostenverteiler nicht fernablesbar (§ 12 HeizkostenV).
Nachforderung nach Fristablauf: Die Abrechnung muss binnen 12 Monaten zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Was das Nebenkostenbuch kann
Heizkostenverordnung §§ 7–9b
Grund- und Verbrauchskosten (50 bis 70 %), Warmwasseranteil per Wärmezähler oder Formel, Gradtagszahlen bei Mieterwechsel ohne Zwischenablesung.
CO2-Stufenmodell CO2KostAufG
Einstufung in 10 Stufen, Vermieteranteil als Gutschrift je Mieter und alle Pflichtangaben nach § 7 Abs. 3 im Anschreiben.
Mieterwechsel und Leerstand tagesgenau
Jeder zahlt nur seine Tage. Leerstand trägt automatisch der Vermieter, wie es der BGH verlangt.
Alle Umlageschlüssel § 556a BGB
Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, MEA, Wasserverbrauch, zwei eigene Schlüssel sowie Direktzuordnung je Wohnung oder Mieter.
Druckfertiges Anschreiben Deutsch + Englisch
2 Seiten A4 mit Ergebnis, Zahlungstext, IBAN, Belegeinsicht und Einwendungsfrist, fensterkuvert-tauglich. Dazu eine englische Lesefassung für Mieter, die kein Deutsch sprechen.
Neue Vorauszahlungen § 560 BGB
Vorschlag auf Basis der Abrechnung, auf volle Euro gerundet, ohne unzulässigen Pauschalzuschlag.
§ 35a-Angaben EStG
Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen je Mieter, für dessen Steuererklärung.
19 automatische Prüfungen Ampel
Frist, Überschneidungen, fehlende Zählerwerte, Kabel-TV oder Reparaturen in den Kosten, Kontrollsumme und mehr.
So sieht die Abrechnung aus
Bilder aus der Beispieldatei mit 6 Wohnungen (fiktive Daten). Ein Klick auf ein Bild zeigt es groß.
In sieben Schritten zur fertigen Abrechnung
- ObjektAnschrift und Abrechnungszeitraum
- EinheitenWohnungen mit Wohnfläche
- MieterMietzeiten, Personen, Vorauszahlungen, Zähler
- KostenBeträge laut Rechnung, Schlüssel wählen
- HeizungModus und CO2-Werte der Brennstoffrechnung
- Prüfungalle Ampeln grün?
- AbrechnungMieter wählen, drucken oder als PDF speichern
Die ganze Abrechnung im Video
Am Beispielhaus mit sechs Wohnungen: Kosten erfassen, Heizkosten und CO2-Aufteilung, Mieterwechsel und Leerstand, Prüfung und fertige Abrechnung. 10 Minuten.
Erst mit dem Klick wird das Video von YouTube geladen; dabei werden Daten an Google übertragen (Datenschutz). Direkt auf YouTube ansehen
Für wen?
- private Vermieter, von der Eigentumswohnung bis zum Haus mit 20 Wohnungen
- Vermieter mit Heizkostenabrechnung von ista, Techem oder Brunata
- Vermieter mit Mietern, die kein Deutsch sprechen
- alle, die kein Software-Abo abschließen wollen
Im Paket
- Excel-Vorlage für bis 20 Wohnungen, 40 Mietverhältnisse und 60 Kostenzeilen
- Beispieldatei Mehrfamilienhaus mit 6 Wohnungen
- Anleitung und Ratgeber als PDF (12 Seiten)
- 9 Musterschreiben als Word-Datei und eine Checkliste zum Abhaken
- läuft mit Excel ab Version 2010, Excel für Mac, LibreOffice und Google Tabellen
Erst kostenlos ausprobieren
Diese Rechner zeigen einzelne Schritte der Abrechnung: CO2-Anteil, Heizkosten und Verteilerschlüssel. Das Nebenkostenbuch rechnet alles zusammen für jeden Mieter und schreibt die fertige Abrechnung.
- RechnerCO2-Kostenrechner für VermieterWie viel der CO2-Kosten trägt der Vermieter? Stufe, Anteil und Gutschrift nach dem Stufenmodell.Jetzt rechnen →
- RechnerHeizkostenverteilungHeiz- und Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung auf eine Wohnung verteilen, mit Warmwasseranteil nach § 9.Jetzt rechnen →
- RechnerNebenkosten-VerteilerNebenkosten nach Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten oder Verbrauch verteilen und den Anteil einer Wohnung sehen.Jetzt rechnen →
Zum Nachlesen
Häufige Fragen
Für wen ist das Nebenkostenbuch gedacht?
Für private Vermieter mit einer Eigentumswohnung bis hin zu Mehrfamilienhäusern mit 20 Wohnungen, also alle, die ihre Betriebskostenabrechnung selbst erstellen und dafür kein Software-Abo abschließen wollen.
Ich habe eine Heizkostenabrechnung von ista, Techem oder Brunata.
Dann wählen Sie im Blatt Heizung den Modus „Messdienst“ und übernehmen je Mieter die Heizkosten und die CO2-Gutschrift. Die übrigen Betriebskosten verteilt das Nebenkostenbuch wie gewohnt.
Funktioniert das auch für eine vermietete Eigentumswohnung?
Ja. Sie übernehmen die umlagefähigen Positionen aus der Hausgeldabrechnung, ergänzen die Grundsteuer und erhalten eine vollständige Abrechnung für Ihren Mieter, auch bei Mieterwechsel im Jahr.
Gibt es die Abrechnung auch auf Englisch?
Ja. Zu jeder Abrechnung erstellt das Nebenkostenbuch automatisch eine englische Lesefassung mit denselben Beträgen. Sie schicken beide Fassungen; rechtlich maßgeblich ist die deutsche Abrechnung, eine Übersetzung schulden Sie als Vermieter nicht. Anleitung und Eingabeblätter sind auf Deutsch.
Ist die Vorlage rechtlich auf dem neuesten Stand?
Sie berücksichtigt den Rechtsstand Oktober 2026: Betriebskostenverordnung (inkl. Wegfall der Kabel-TV-Umlage), Heizkostenverordnung, CO2-Stufenmodell und die Rechtsprechung des BGH zu Mindestangaben und Leerstand. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Kann ich die Vorlage nächstes Jahr wieder verwenden?
Ja. Datei unter neuem Namen speichern, Zeitraum ändern, neue Beträge und Zählerstände eintragen. Die Vorjahresspalte zeigt auffällige Kostensprünge. Prüfen Sie dabei, ob sich Gesetze oder Ihre Mietverträge geändert haben; diese Version ist für das Abrechnungsjahr 2025 ausgelegt.
Wie viele Objekte darf ich abrechnen?
Beliebig viele eigene Objekte, je Objekt eine Kopie der Datei. Weitergabe und Weiterverkauf der Vorlage sind nicht gestattet.
Welche Programme brauche ich?
Microsoft Excel ab Version 2010, Excel für Mac oder Microsoft 365, dazu das kostenlose LibreOffice oder Google Tabellen. Die Vorlage enthält keine Makros.
Wie bekomme ich die Vorlage?
Direkt nach dem Kauf über Digistore24 laden Sie ein ZIP-Paket herunter: Vorlage, Beispieldatei und Anleitung. Den Link bekommen Sie zusätzlich mit der Kaufbestätigung per E-Mail.
Wo bleiben meine Daten?
Nur auf Ihrem Rechner oder in Ihrem eigenen Cloud-Speicher. Die Vorlage sendet nichts ins Internet, und diese Website setzt keine Cookies.
Wer steht dahinter?
Rasterkontor, das Einzelunternehmen von Josef Köhn. Fragen beantworte ich persönlich über das Kontaktformular.
Nebenkostenbuch für 14,90 €
Einmal kaufen, kein Abo. Vorlage, Beispieldatei und Anleitung als Sofort-Download über Digistore24.