Abrechnungszeitraum der Nebenkostenabrechnung: Was Vermieter wissen müssen

Höchstens zwölf Monate, nicht unbedingt das Kalenderjahr

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten rechnen Sie jährlich ab (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Abrechnungszeitraum darf deshalb höchstens zwölf Monate umfassen. Eine Klausel im Mietvertrag, die einen längeren Zeitraum vorsieht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB).

Das Kalenderjahr schreibt das Gesetz nicht vor. Die meisten Vermieter rechnen trotzdem vom 1. Januar bis 31. Dezember ab, weil Grundsteuer, Versicherungen und Müllgebühren meist für das Kalenderjahr berechnet werden. Ebenso zulässig ist zum Beispiel der 1. Juli bis 30. Juni, damit eine ganze Heizperiode in einer Abrechnung liegt.

Welcher Zeitraum gilt, steht oft im Mietvertrag. Steht dort nichts, bestimmt ihn der Vermieter. Wechseln darf er ihn nur aus einem sachlichen Grund.

Der Zeitraum bestimmt die Frist

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens am Ende des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Was bis zur Frist alles in der Abrechnung stehen muss und wie Sie den Zugang nachweisen: Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025.

Den Zeitraum wechseln, etwa auf das Kalenderjahr

Ein kürzerer Zeitraum ist zum Umstellen in der Regel zulässig. Wer vom Rhythmus Juli bis Juni auf das Kalenderjahr wechseln will, rechnet einmal nur vom 1. Juli bis 31. Dezember ab, also über sechs Monate, und macht danach kalenderjährlich weiter.

Länger als zwölf Monate geht nur ausnahmsweise. Der Bundesgerichtshof hat eine einmalige Verlängerung auf 19 Monate gebilligt, weil Vermieter und Mieter sie vereinbart hatten, um auf das Kalenderjahr umzustellen (Urteil vom 27.07.2011, VIII ZR 316/10). Einseitig darf der Vermieter den Zeitraum nicht verlängern.

Welche Kosten in den Zeitraum gehören

Für die meisten Betriebskosten darf der Vermieter nach dem Abflussprinzip abrechnen: In die Abrechnung kommen die Rechnungen, die er im Abrechnungszeitraum bezahlt hat, auch wenn sie teils das Vorjahr betreffen (Bundesgerichtshof, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 49/07). Ebenso zulässig ist das Leistungsprinzip: Die Kosten werden dem Zeitraum zugeordnet, in dem sie entstanden sind.

Für Heizung und Warmwasser gilt das nicht. Nach der Heizkostenverordnung zählen die Kosten der Brennstoffe, die im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbraucht wurden. Eine Heizkostenabrechnung nach dem Abflussprinzip ist unzulässig (Bundesgerichtshof, Urteil vom 01.02.2012, VIII ZR 156/11). Bei Öl oder Pellets heißt das: Anfangsbestand plus Zukäufe minus Endbestand.

Rechnungen von Versorgern, die nicht zum Abrechnungszeitraum passen, etwa eine Wasserrechnung von Juni bis Mai, dürfen auf den Abrechnungszeitraum umgerechnet werden.

Wenn ein Mieter im laufenden Zeitraum wechselt

Zieht ein Mieter mitten im Zeitraum aus, bleibt der Abrechnungszeitraum für das Haus gleich. Jeder Mieter zahlt nur seine Tage: Die Betriebskosten werden zeitanteilig auf den alten und den neuen Mieter verteilt. Für die Miete im angebrochenen Monat gibt es den Rechner für die anteilige Miete.

Für die Heizkosten verlangt § 9b der Heizkostenverordnung eine Zwischenablesung beim Wechsel. Der Verbrauchsanteil wird nach den abgelesenen Werten verteilt, die übrigen Heizkosten nach Gradtagzahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig. Ist keine Zwischenablesung möglich, wird alles nach diesen Maßstäben verteilt. Die Kosten der Zwischenablesung trägt der Vermieter, wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist (Bundesgerichtshof, VIII ZR 19/07).

Eine eigene, vorzeitige Abrechnung für den ausgezogenen Mieter ist nicht nötig. Er bekommt seine Abrechnung zusammen mit allen anderen nach dem Ende des Zeitraums.

Was bei einem zu langen Zeitraum passiert

Rechnet der Vermieter ohne Vereinbarung über mehr als zwölf Monate ab, verstößt die Abrechnung gegen § 556 Abs. 3 BGB. Nach verbreiteter Auffassung ist sie dann unwirksam: Der Mieter muss keine Nachzahlung leisten, bis eine ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt. Kommt diese nicht innerhalb der Frist, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben steht dem Mieter trotzdem zu.

Prüfen Sie deshalb vor dem Versand, ob Anfang und Ende des Zeitraums stimmen und ob alle Rechnungen in diesen Zeitraum gehören.