Vorauszahlung nach der Nebenkostenabrechnung anpassen: So geht es richtig

Wer wann anpassen darf

Sind Vorauszahlungen vereinbart, kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB). Textform heißt: Brief, E-Mail oder Fax genügen, eine Unterschrift ist nicht nötig. Die Zustimmung der anderen Seite brauchen Sie nicht.

Zwischen zwei Abrechnungen ist eine einseitige Erhöhung nicht erlaubt, auch nicht wegen stark gestiegener Energiepreise oder einer neuen Grundsteuer. Sie können den Mieter aber um eine freiwillige Erhöhung bitten.

Wie viel angemessen ist

• Grundlage ist die letzte Abrechnung. Die Kosten des Mieters geteilt durch die abgerechneten Monate.
• Absehbare Änderungen dürfen Sie einrechnen, wenn sie konkret sind: ein neuer Grundsteuerbescheid, ein höherer Gaspreis laut Versorger, ein neuer Vertrag für Hausmeister oder Reinigung.
• Kein pauschaler Zuschlag. Einen Zuschlag von 10 % auf alle Kosten „zur Sicherheit“ hat der Bundesgerichtshof abgelehnt (Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10).
• Die Abrechnung muss stimmen. Eine Anpassung setzt eine formell und inhaltlich richtige Abrechnung voraus (Bundesgerichtshof, Urteile vom 15.05.2012, VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11).

Rechenbeispiel

Kosten im Jahr, Vorauszahlung je Monat. Der Mieter hat 3.060 € vorausgezahlt und bekommt 60 € zurück. Die Betriebskosten-Vorauszahlung sinkt, die Heizkosten-Vorauszahlung steigt. Kündigt der Gasversorger für das nächste Jahr 8 % höhere Preise an, dürfen Sie auch diese einrechnen: 114 € × 1,08 = 123,12 €, aufgerundet 124 €.

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So formulieren Sie die Anpassung

• Beziehen Sie sich auf die Abrechnung, zum Beispiel: „Auf Grundlage der Betriebs- und Heizkostenabrechnung 2025 passe ich die monatlichen Vorauszahlungen nach § 560 Abs. 4 BGB wie folgt an.“
• Nennen Sie den neuen Betrag getrennt nach Betriebs- und Heizkosten, den bisherigen Betrag und den Monat, ab dem er gilt.
• Rechnen Sie absehbare Steigerungen ein, nennen Sie den Grund und halten Sie den Beleg bereit.
• Am einfachsten ist es, die Anpassung gleich mit der Abrechnung zu verschicken.

Typische Fehler

• Erhöhung ohne Abrechnung: Ohne vorherige Abrechnung ist die einseitige Erhöhung unwirksam. Der Mieter muss den höheren Betrag nicht zahlen.
• Fehlerhafte Abrechnung: Ist die Abrechnung inhaltlich falsch, kann sich der Mieter auch gegen die Anpassung wehren.
• Rückwirkende Erhöhung: Die neue Vorauszahlung gilt nur für die Zukunft.
• Zu hohe Vorauszahlung: Ergibt die Abrechnung ein deutliches Guthaben, darf der Mieter die Vorauszahlung von sich aus senken. Dieses Recht kann der Mietvertrag nicht ausschließen (§ 560 Abs. 6 BGB).

Auch nach einer verspäteten Abrechnung bleibt die Anpassung möglich, für beide Seiten (Bundesgerichtshof, Urteil vom 16.06.2010, VIII ZR 258/09).

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